Privacyverklaring

VC Helios hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met je persoonsgegevens. VC Helios houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VC Helios zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

VC Helios
Herestraat 139
3520 Zonhoven
secretariaat@vchelios.be

Verwerking persoonsgegevens

VC Helios houdt persoonsgegevens hoofdzakelijk bij met het oog op het aansluiten van leden bij de nodige organisaties en het efficiënt kunnen communiceren. Meer concreet worden persoonsgegevens bijgehouden ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Voor het bijhouden van de wettelijk verplichte administratie in het ledenregister.
• Beheer voor registratie van lidgelden, clubactiviteiten, kledingmaten en spelersuitrustingen;
• VC Helios registreert persoonsgegevens van haar leden en sympathisanten om hen te informeren en op de hoogte te houden over de werking en activiteiten
• Voor de organisatie van activiteiten en om hen te informeren over deze en toekomstige activiteiten
• Registratie van persoonsgegevens van haar vrijwilligers om te voldoen aan de vrijwilligerswetgeving;
• VC Helios registreert persoonsgegevens van de contacten (o.a. potentiële trainers/trainsters en spelers/speelsters) en sponsors die VC Helios heeft gehad of kan hebben om hen op een efficiënte manier te kunnen contacteren;
• VC Helios registreert de persoonsgegevens van personen die materialen bij VC Helios bestellen om het materiaal te kunnen leveren, hen te informeren over de bestelling en de facturatie te kunnen doen;
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en bewaren:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Rijksregisternummer o.a. voor aansluiting volleybalbond,
• Persoonlijke kenmerken zoals geslacht, geboortedatum, geboorteplaats
• Contactgegevens van de ouders voor minderjarige leden: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mail
• Rijksregisternummer en contactgegevens van de medewerkers

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
• het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

VC Helios bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Na het beëindigen van het lidmaatschap houden we de persoonlijke identiteitsgegevens nog 5 jaar bij.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Je kan dit, door via mail, contact op te nemen met het secretariaat van VC Helios. (secretariaat@vchelios.be)

Wijziging privacy statement

Indien er wijzigingen worden aangebracht in deze privacyverklaring van VC Helios, zullen we dit aankondigen op onze website. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.

Het bestuur VC Helios